XYZ's Blog

摘要
2013年10月，我参加了佛山市某区环保局的数字环保系统的开发工作，担任项目经理一职。此项目是该环保局数字化办公的新需求，使用该系统，环保局动作人员可以进行环保行政审批、行政处罚、排污收费、环保工程验收等多项环保业务，所有的流程全部在信息系统上实现。真正实现环保业务的无纸化流转，为提升环保局的办公效率，提高环保保护管理效能提供了基本保障。由于该项目使用的是政府财政资金，当地人民政府会对客户财政资金的使用进行绩效考核，为了保证客户在人民政府的考核优秀以及实现我司对该项目的盈利要求，本项目的成本管理显得尤为重要。本人在改该项目的管理中主要对项目进行了成本估算

成本预算、成本控制。由于有了有些的成本管理，本项目实施过程较为顺利，并最终在2014年6月通过了用户的竣工验收，得到了用户的好评。

项目概况
随着人们对生活水平的提高，人们对自身的生活环境要求也越来越高，国家对各地区的环境管理和污染治理也越来越重视，各地环保职能部门的任务越来越重，责任越来越大，仅依靠传统的人工纸质模式或者智能化程度低下的信息系统办理业务明显已经不能胜任日益增加的环保任务。在这样的大环境下，佛山市某区环保局委托我公司为其开发一套数字化环保综合应用管理平台。通过该平台实现建设项目环保审批、排污许可证发放、排污收费、环境信访、环境统计、污染源普查、企业环保资质备案、建设项目环保验收等现有环保业务流程数字管理，以及对各类业务数据进行系统有序的归档，部分环保业务数据可以自动按时上报到上级环保部门或者其他政府职能部门。

由于此前公司并无相似案例，项目实施有一定难度。因此项目的需求，以及项目组人员对环保行业、环保业务的理解、项目质量的控制成了项目成败的关键，并且该项目使用的是当地人民政府的财政资金，对客户有绩效考核的要求，项目在实施过程中需要充分平衡资金的使用，既要使客户在继续考核中获得优秀，也要使公司有一定的盈利。

项目最终经过6个月的实施，花费 360万元，终于在用户要求的时间内完成项目实施工作，在用户验收会上得到用户方和公司领导的一致好评。项目取得成功很大程度上归功于项目整体实施中对项目成本管理，下面分别就项目的成本估算、成本预算、成本控制几个方面加以简要论述。

成本的估算
成本的估算是对项目的成本做出大致的估算，在估算的时候需要充分考虑项目实施过程中的各项成本。在项目开始的时候我全面分析了该项目成本的构成科目，分别有项目组成员的工资、交通费、餐费、文具费、设备费、环保领域专家的咨询费用、第三方测试机构费用等，并根据上述已经识别的成本科目，估算出每一科目成本的大小，对于各个科目的费用估算，我原本打算采用类比估算的方法去进行，但翻查了公司所有的项目档案，发现公司以往没有类似的项目可以参照，主要是环保专家的咨询费用要占多少，完全没有概念。于是我改变了思路，放弃了类比估算的方法，为了能够明确环保专家的咨询费是多少，我特地联系了5家高校和科研机构，通过咨询和记录，大致对不同级别的环保专家费用有了初步的认识。然后我将本项目所有的成本科目罗列出来，对每个科目所需要的成本采用确定资源费率方法，估算出每个科目所需要的成本，对各个科目的成本比例关系进行了协调，并且考虑到政府项目的对社会公众和人民生命财产有一定影响，我还特地调高了质量成本的比例，最终编制出整个项目的成本估算。

项目的成本预算
项目的成本预算是完成对项目成本做出一个比较精准的预算，确保项目的各项工作和或活动成本定额，并制定成本的控制标准。从以往的项目管理经验，我清楚认识到项目的成本预算要按照计划分配项目资源，以保证各项项目工作能够及时所需要的各种资源，也是一种控制机制，并为监控项目施工提供了一把标尺。在进行成本预算的时候，我首先将项目总成本分摊到工作分解结构的各个工作包中，为每个工作包建立总成本预算，而且必须保证各个工作包总成本不得超过项目的总成本。然后再次将工作包的成本分解到工作包的各项任务上，最后制定出成本计划。在本项目中，由于客户事先告诉了我，在项目实施的过程可能会有一定政策上的变动，会导致部分功能要提前上线，针对这种情况，我特地准备了项目的储备金以便应对未知的意外。果然，由于上级环保部门政策的变动，用户要求系统的排污收费功能模块率先使用起来，用户要求我司项目组开发人员驻场开发1个月，以便及时沟通和用户配合测试，务求在这一个月内完成该项业务模块功能，由于开发大多和客户不在同一个城市，而且距离较远，如果每天往返客户办公场所和开发人员家的话，会耗费大量的时间，也会对开发人员的精神状态造成影响，从而降低开发质量。为了解决这个问题，我启用了本项目的储备金，在客户办公场所附近为开发人员租了一间房子，供开发人员住宿使用，这样就可以保证开发人员每天的工作时间和开发质量，也能满足客户要求。

成本控制
项目的成本控制是对项目在实施出现的各种成本偏差进行纠偏，项目的实际成本符合预算成本。在本项目实施过程中，为了保证项目的成本不超支，我会定期对项目进行绩效测量，在2014年1月的时候，我发现项目此时的总体PV应该是160万元，但实际上AC是190万元，挣值EV是170万元，根据这三个参数，项目处于成本超支，进度提前的状态。通过项目的绩效评估，进行偏差分析，我发现导致这个原因是因为之前为了保证排污收费模块的率先使用，项目组特地外聘了2名程序员加入到开发当中，支付了这两名程序员的工资以及特地为该模块功能测试、质量保证的费用，而导致了现在这种情况。为了确保在今后的开发中项目实际成本符合项目的成本管理，我重新对项目剩余工作量进行了评估，组织了项目组成员进行了一次会议和讨论，会议上项目组成员一致认为可以在减少2名开发人员的情况下，按期保质完成本次的开发工作，在征得客户同意后，我更新了项目的成本管理计划、人力资源管理计划、进度管理计划后，其中3名开发人员遣返会公司总部，由公司总部将这3名人员安排到其他项目的开发当中。经过这次的调整，2014年2月我再次对项目的成本进行了绩效评估，数据显示，项目进度和成本都符合更新后的计划。通过这次调整，我成功地对项目的实际成本进行了纠偏。

总结
历时8个月，佛山市某区环保局的数字环保项目建设顺利完工，各项功能通过测试，功能正常，也通过了客户的竣工验收，回顾整个项目管理过程，虽然本项目没有出现成本超支情况，也保证了客户的绩效考核要求，但当中仍然存在部分问题，主要有两点：

一、项目实施过程中，由于对项目风险的认识不足，为了保证进度，需重新外聘两名技术人员，从而导致某阶段出现项目成本超支的情况，某种程度上减少了公司的盈利，虽然最后得到了解决，但仍然跟了我一个警示。

二、对于成本的估算和成本预算人有做得不足，在本项目中对项目的质量成本估算不足，某种程度上造成成本浪费。

整个过程实施完毕，除了为公司更新组织过程资产外，作为项目经理的也是收获良多，反思教训，累积经验，本人日后在信息系统项目管理的工作上必定更加努力。